如何避免采购风险?来看清华大学三维管理

发布时间:2020年03月08日 来源:整理/柏玲 政府采购信息官微

“搞清政府采购的核心含义和管理范畴,是我们执行好政府采购的前提。”在15届全国政府采购集采年会高校论坛上,清华大学资产管理处招标办主任刘世弘以清华大学为例,分享了高校采购经验。


清华大学作为在国家教育部直属高校,不仅要规范集中采购目录中的采购行为,还要规范分散采购的采购行为。比如基建、仪器设备、修缮项目、物业管理等,项目金额大,每年涉及金额上亿元,这是学校重点关注的对象。因此,高校要与对口部门做好互动联系,严格执行集采目录,同时设立本校分散采购的标准,做到有法可依、有规章可循。


服务项目成新风险防控点


公开、公正、透明、阳光服务,这是全国政府采购的原则。那么对于高校来说,怎样才能做好这些服务呢?刘世弘说道,先看看教育系统发展的总体态势。


从教育部网站上公布的2017年和2018年决算数据上看,工程采购和仪器设备在高校采购中占主要部分,廉政风险防范点和社会关注点主要集中在工程领域。根据2018年的数据,会发现服务项目采购发生一个很大的变化。目前,高校不仅要关注工程领域的风险问题,也要关注服务领域的风险防控问题。


高等学校采购资金是财政性资金,是纳税人交的钱,这就意味着高校采购绝不能被少数人所垄断享用,更不能产生不正之风,败坏社会风气,这也是党中央对高校采购的政治要求。


三维度并举推进廉洁采购


在政府采购中,不仅要考虑经济问题和落实国家政策的问题,还要考虑政治问题,也就是做好廉政建设、预防腐败与保证经济效益和教学科研发展,这三个维度要并举统一。


以清华大学总体政府采购工作为例,首先,清华大学的组织结构是这样的:党委常委会统一领导,学校采购与招标工作领导小组具体负责重大项目的讨论与审核,特别是采购方式的变动。由基建处、资产处、实验室处和后勤管理处四个归口部门分类管理采购问题,具体工作包括完成全校(含直附属单位)基建、房屋装饰维修(含电梯更换)和物业服务、仪器设备和市政基础设施及后勤综合服务的采购与招标管理(含合同审查备案)等工作。


其次,在严格执行国家两法及相关的政策的框架下,学校建立相应的校级规章制度。总体来讲,采购管理上有一个一级制度,两个二级制度以及四个正在进行修订的二级制度。同时,为了管理政府采购合同,配套一个一级制度,四个二级制度。


2018年底,清华大学政府采购与招标工作涉及金额人民币约30多亿元,从2016年到2018年总体态势来看,物业服务的采购量在逐年提升。因此,本着加强内控管理制度和岗位风险防控的要求,在政策上2018年和2019年陆陆续续做了一些补充,特别是对学校校定采购限额以下的项目进行规范和指导。其中主要是对供应商的指导,建立了招标代理、工程造价咨询、工程监理、工程设计、生活类家具、物业管理服务和小维修等7个供应商建议名录。2019年末,又开展了招标代理、工程造价咨询、工程监理供应商名录的更新工作,并新建电梯更换及电梯维修服务供应商名录。所有入围企业都详细地提供服务优惠比例。


同时,为了抓好采购文件的编制,资产处、基建处和后勤管理处联合建立采购与招标工作法律咨询团队,对重大政府采购项目的采购文件进行法规审核。


目前的管理体制,基本实现了与中央政府采购中心集中采购项目的无缝对接,有力地保证了学校各二级单位在工程、货物和服务类采购与招标工作上科学、有序、高效、廉政开展,保障学校科研和学科建设的健康发展。


积极规避八个方面风险


有一些风险是被动的,有一些风险是主动的,人的风险永远是主动的。作为具体执行项目的执行人,要排除各种因素影响,化解主要矛盾。在这里,刘世弘提到一些被动因素,主要涉及八个方面风险,同时,也谈到应对这些风险的举措。


第一,法规执行的误区,工程、货物、服务,《招标投标法》和《政府采购法》及相关的法规的适用要规范。比如说,《政府采购竞争性磋商采购方式管理暂行办法》只规定了货物与服务,并没有规定工程项目的操作程序。那么,如何操作?程序是怎样的?这里头就有误区,工作上就要创新。


第二,采购需求描述的风险,追求清晰、完整、适度。工程采购,工程设计要完整,造价咨询要价清量定,主要工程材料的品牌清单详尽,计价方式要明确;物业服务,要说明服务范围、服务标准、人员数量、岗位要求等。


第三,采购代理机构选择风险,市场诚信体系不健全,存在着采购代理机构商业信用、执行能力、市场业绩衡量标准缺失的现象。清华大学约60%的采购是分散型采购,但选择代理机构没有统一的考核标准可以参考。市场调研是选择的主要方法。


第四,采购方式操作程序上的风险,如何规范、公开、透明,法规上的不完整,如何理性面对质疑、投诉是基层管理的难题。实事求是才能化解矛盾。


第五,采购执行环节上风险,包括招标阶段、投标阶段、开标阶段、评标阶段、定标与合同谈判阶段等。抓好管理细节是各阶段成败的关键。


第六,制度建设上风险,如何廉洁自律,守规守纪,又保证采购效率和效果,加强节点监管是关键。


第七,组织结构建设上风险,决策机构、评审机构、工作机构要实现职责清晰、岗位分设,但也要避免人浮于事,关键是加强监督。


第八,事后监查,产生的采购执行程序过长与经济效率损失的风险,应当充分发挥纪检监察、审计、财务等部门的全过程监督作用。


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