建立“一梁八柱”采购体系 西安交大立新规避风险

发布时间:2020年03月13日 来源:董莹 政府采购信息官微

高校采购规模大、品目繁杂,受关注度高,如何将风险防范和效率提升有机结合起来,是西安交通大学近两年来一直在做的“功课”。该校近年推出一系列创新举措来规范采购行为、降低采购风险、提升了采购效率、保证采购效果。

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归口管理一梁八柱规范采购

 

据西安交通大学采购与招标管理办公室(以下简称采购办)主任唐飞介绍,为进一步规范采购与招标管理工作,有效防范采购风险、提高采购效率,西安交通大学20116月就独立设置了采购与招标管理办公室,归口管理全校货物、服务和修缮改造工程的采购与招标管理工作。采购办具体负责贯彻执行政府采购政策法规和学校相关规定、研究起草学校采购管理规章制度和工作规范、组织政府集中采购、组织实施学校自主采购等。

 

若想采购规范,首先要有一套健全的制度体系。据此,我校建立了一梁八柱的制度体系。制定了一个办法——《西安交通大学采购管理办法》;八个细则——《西安交通大学校内竞价采购管理实施细则》《西安交通大学校级磋商采购方式管理实施细则》《西安交通大学修缮改造工程采购管理实施细则》等,这些制度让国家政府采购法律法规规定以外的东西,全部都有章可循。在唐飞看来,制度制定要确保两个原则,一是规范采购,二是有利于工作开展。

 

在执行政府采购限额标准的前提下,针对非政府采购我们还制定了分级采购。唐飞介绍,货物类:50-100万由采购招标办采用校级磋商方式来组织实施;10-50万是由院处采用院处磋商或竞价、电商方式组织实施;10万以下,全部要求采用竞价、电商或自行采购等。修缮改造工程类:20万以下实行学校定点采购;20万以上-120万以下,采用校级磋商。服务类:10万以下自行采购;10-50万院处采购;50万以上-100万以下,采用校级磋商。

 

合理设岗三级审核 防范风险

 

唐飞介绍,在内控建设方面,该校主要采取了三项措施:一是合理设置岗位;二是加强信息公开;三是项目三级审核。

 

我了解到一些学校是每个采购部门设置一个科室,比如有的设置货物科、工程科,或把工程和服务放到一起称综合科,我们之前也这样设置,但慢慢发现这样一方面不利于内控,另一方面不专’,效率还不高。现在我们结合内控,按照业务流程前后模块来设置岗位。唐飞介绍,他们现在主要设置了项目管理、招标管理、外贸管理、合同和履约验收管理、综合管理等岗位。

 

不相容岗位之间一旦分离以后就会出现衔接的问题,怎么办呢?我们对此采取的措施是首接负责制。如,招标管理发现的问题,需要项目管理来改,那么招标管理要把问题反馈给项目管理,并且盯住项目管理做完,确保每一个模块之间衔接要顺畅,既要保证风险防范,还要保证效率。唐飞称,定期轮岗很有必要,这样能让每一个人对所有采购招标的业务流程都完全熟悉,将来不管哪个老师咨询哪项采购业务,都能把每一项业务说清楚。

 

据介绍,在信息公开方面,西安交大本着应公开、尽公开,确保没有暗箱的原则,扩大公开范围,确保公开效果。属于政府采购的全部在中国政府采购网发公告,属于校级采购的要在学校通知公告和采购办主页发布,院处采购要在各学院主页发布。同时,充分运用采购信息公开结果作为采购方式变更依据。

 

所谓三级审核,举例来说,就是基层用户提交的采购需求经专家论证后,需经项目员、主管和分管副处长审核后才能提交至招标环节;采购方式的选择除依据金额,有时需要结合其他情况进行判断,招标管理员、主管和分管处长需三级审核;合同的模板以及非通用合同的审定也需要项目员、主管和分管处长三级审核后方可签署,防范合同风险。

 

全面出击 优化业务流程

 

据了解,采购办还全面出击,对采购所有环节都进行优化,确保政府采购活动规范开展。

 

一是加强采购需求论证。做实前期采购需求论证,有效杜绝基层用户的倾向性,防范基层用户寻租风险。

 

二是优化招投标市场秩序。收取投标保证金,增加恶意投标成本,通过制度规定对供应商违规行为计分、处罚,实行供应商库动态管理。

 

三是智能抽取专家。规范、智能选取专家,防范评审风险。

 

四是规范档案管理。做到档案归档材料的精细、详尽。采取多对一,各过程档案直接向一人移交,防范丢失、篡改风险。

 

五是加强履约验收管理。本着防范风险、责权统一、各负其责的原则。采购合同由采购办归口管理。验收工作注重过程管理。

 

互联网+” 过程管理设风险预警

 

互联网+”行动中,采购办推出了两大类系统:一是采购管理系统,包括采购管理信息系统、合同登记系统;二是互联网+采购管理系统,包括校内竞价网和电商平台。采购管理信息系统实现了采购工作内部的控制,包括岗位互相的衔接、互相的制约,通过系统就可以完整的实现。我们的系统是全流程、全闭环的一个系统,业务流程在系统里可以全部实现。同时还包含电子招投标,目前用电子招投标方式已经做了200多个项目,所以说这个系统涵盖了我们整个项目所有的阶段。唐飞说,采购管理系统还设置监督部门监督模块,监督部门可全程监督采购过程。

 

在互联网+采购管理系统方面,一是规范校级采购限额以下采购行为。借助合同管理系统、校内竞价网以及京东慧采苏宁易购电商平台,公开信息、接受监督实现零星采购和院处采购在合同模板化管理、审批管理、用印管理,履约验收和数据统计等方面的监管。二是实现过程管理风险预警。实现招标采购日程查看、待办任务统计、采购任务状态查询等功能,对逾期未处理审批、逾期未签订合同,逾期未验收的项目通过出具列表进行提示警醒,有效防控预算执行及履约验收风险。

 


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