浅谈中标人数量与份额分配比例设定

发布时间:2020年05月17日 来源:陈国强 采购管理与实操

一、适用情形


一个采购活动所包含的标的一家供应商因地域、能力等因素无法独自提供时,采购人可能会选择由多家供应商共同中标,招标人根据招标文件中已经载明的规则确定每个中标人的中标份额。


这种情况在大型集中采购中比较常见,招标人需求量大、涉及地域广,一个供应商产能或服务区域无法满足招标人的生产需要,所以需要多家供应商共同提供标的。


引入多家供应商还可以防止被供应商绑定、有多家供应商提供技术支持、后续扩容时增加谈判空间等诸多好处。但如果标的较小项目,建议不要采用份额招标的方式,否则可能提高采购成本。

二、中标人数量的设定考虑因素


(一)标的金额


这里面的标的金额包括本期的以及后续扩容,需要统一进行考虑,但要以本期金额为主。


标的金额需要与供应商的产能、规模效应等因素进行综合考虑。概括来说就是要让供应商的利润和采购人的采购成本形成帕累托最优。


举个比较简单的例子:


本次需求总金额是100万元,主流供应商5家左右,总产能是1亿元,这种情况最好不要用份额的方式,因为100万元本来就没有吸引力,如果再由多家供应商提供,对供应商完全没有吸引力,可能导致采购成本升高甚至无供应商应标。但如果本次需求是1000万元,那么就可以引入2家以上的供应商。


(二)行业内主流供应商能力


这里面的能力包括技术能力、服务能力和生产能力。


技术能力


其实很多时候,供应商都是采购人的好老师,采购人不懂的,供应商会很积极的提供各类培训和交流,所以多个供应商就是多个老师,如果采购人某阶段需要学习大量的知识以促进公司业务发展,不妨多设定几个中标人。


服务能力


服务类项目以及供货范围较广的设备类项目需要考虑此因素。


一家公司需要采购一类设备,在全国范围内进行部署,那么最好选择多家供应商,因为一家供应商很难在全国范围内做到及时的售后服务。


服务类项目更是如此,供应商不可能组织大量人员长期出差工作,这样成本会高的吓人,所以要根据地域范围进行份额分配。


或者更直接一些,进行标包划分,标包划分和份额分配完全是两个概念,不要混淆,在以后的稿子中会对标包划分进行详述。


生产能力


在一定时期内需求量比较大的项目需要考虑此因素。


举个比较简单的例子:本次需求共500台设备;需要中标后一个月内到货;行业内主流供应商最佳月产能为600台。(最佳月产能:规模效应,这个数字比较容易计算出来,要相信供应商的精明程度,一般用年度产能除以12就行了)


根据上述的假设条件,那么这个项目的中标人数量最好设置为2家及以上,计算过程:roundup(500/(600*80%))=2。(80%的考虑因素有两个,主要因素为八二定律,即使是供应商最大的客户,最多也占80%的产能,其余20%的产能是给其他客户的,否则供应商是完全无法生存;次要因素为供应商生产设备故障等因素)。


上面这个例子考虑因素非常少,但在实际项目中需要考虑的因素非常多,除了上面这些之外,还要考虑同期同类标的市场总需求、本公司采购数量与总规模相比的占比、供应商开模成本等等。


(三)行业内主流供应商数量以及竞争激烈程度


考虑这个因素的原因是促进形成竞争、维持供需关系以及保持市场的稳定。中标人数量一般要小于主流供应商的数量,且主流供应商数量越多,差额应设置的越大。


比如:行业内主流供应商有5家,建议中标人数量不要超过3家。但有一种特殊情况,如果行业内主流厂家只有1家怎么办?建议中标人数量为2家,采购人一定要主动为供应商培养竞争对手,这样自己的利益才能最大化,至少也能为自己留一条后路。

三、份额分配比例设定考虑因素


如果2家中标人的情况下,极端的份额分配比例是:51%和49%;99%和1%。当然,实际的项目中不会这么极端,那么什么时候应该采用什么样的份额分配比例呢?


(一)投标报价


技术含量不高的标的采购,建议根据投标报价来确定份额分配比例,以便使采购人的利益最大化。需要注意的是,这里面说的是报价,不是价格分。


比如:第二名的价格≤第一名价格*X时,按照A%和B%分配;第二名的价格>第一名价格*X时,按照C%和D%分配。这种分配方式能够降低总体采购成本。这里面的X、A、B、C、D可以设定一些因素进行动态调整。


(二)技术服务评分


技术含量较高的标的采购,建议根据技术服务得分来确定份额分配比例,以便使采购人买到性价比最高的标的。具体计算逻辑与第(一)条相同。


除此之外,还可以采用综合评分作为确定份额分配的计算基数,具体采用哪种,需要根据标的性质来确定。


(三)份额分配维度


份额分配维度一般有两种:第一种,按照金额维度分配,第二种按照数量维度分配,但这两种方式都存在比较明显的缺点。比如:按照金额分配,最终采购数量会大于招标数量,可能会被认定为应招未招;按照数量分配,第二名的签约金额可能会大于第一名的签约金额。


所以建议采用金额和数量混合分配的模式,计算逻辑如下:


假设背景


某项目,采购估算金额A元,购买数量B,2个厂家中标,第一名单价为X,份额为总份额*60%,第二名单价为Y,份额为总份额*40%。


份额分配


总份额=(B*X*Y)/(60%*Y+40%*X))


原始计算公式为:B=总份额*60%/X+总份额*40%/Y


注:计算公式来自于安徽同事。


(四)份额分配颗粒度


如果单次采购涉及多类物资,那么此点一定要考虑清楚,防止因为供应商不均衡报价导致份额执行时遇到困难。


比如:需要一个采购活动包含A、B两类物资;第一名的份额为70%,第二名的份额为30%。那么,一定要写清楚70%是(A+B)*70%还是A*70%+B*70%,如果供应商不均衡报价,那么这两种计算方式计算出的结果会差别非常的大。


(五)杜绝二次分配


二次分配是大忌讳,所以份额分配方式一定要经过仔细周密的设计,最好结合历史项目进行模拟计算,排查是否有漏掉的考虑因素。


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